第九章 时间管理
2012-06-27   审核人:

谜语 :最长而又最短、最快而又最慢、最广大而又最能分割、最平凡而又最珍贵、最容易被忽视而又最令人后悔的是什么?

时间是世界上最充分的资源,每个人都拥有24小时的一天,然而时间又是世界上最稀缺的资源,每个人只能拥有24小时的一天。

“你很忙吗?”如果答案是正确的,那么很可能你是一个低效率的工作人员。而现代的企业不需要忙人,而需要能人。

高效的职业人士都有一个共同特点,那就是他们都是管理时间的高手。而低效率的工作人员则无一例外地都不擅于管理时间管理时间是有技巧的,如何用最少的时间与精力完成更多的事?如何能让自己从繁忙的工作中解脱出来?如何不再“盲目、茫然和忙乱”?

 

9.1 认知时间管理

在今天这样的网络经济时代,“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴”,诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出,但是我们做得究竟怎样呢?

我们常常听到:

“我要是在大学能多学点东西就好啦!”

“整天都好忙,根本就没有时间学习!”

“我应该少看些电视,好好地约束自己,多花点时间读点书!”

“时间根本就不够用,一天到晚跑市场,跑客户,成天在外应酬。家人总见不到我的人,几乎把我登报作废!”

世界几乎每天都在进步,但我们一天还是只有24小时。最成功和最不成功的人一样,一天都只有24小时,但区别就在于他们如何合理的利用这24小时。那么时间究竟是什么呢?

9.1.1 什么是时间?

时间是世界上最充分的资源,每天我们有24小时,每小时由60分钟组成,每分钟由60秒组成,总计就是8.64万秒。拥有这样的一笔财富,我们怎么可以视而不见?又怎么可以随意处之?上天非常公平,每个人都拥有24小时的一天,为什么有人成功,有人失败?其实成功和失败的分水岭可以用五个字来表达。——“我没有时间”。

 

让我们先来看一位大忙人的告白:

 

因为我们不知道

究竟什么对我们最重要,

所以每件事好像都很重要。

因为每件事好像都很重要,

所以我们不得不每件事都做。

有些人看到我们每件事都做,

所以,他们期望我们什么都做。

每件事都做让我们非常忙碌,

所以我们没有时间去考虑,

究竟什么对我们最重要。

 

我们应该是时间的主人,而不是时间的奴隶;

我们应当主动地去利用时间,否则时间就会利用我们。

所以,时间是我们最宝贵的资源,也是我们最大的敌人;把握时间,就能享受工作和生活;能掌握每一天,就能掌握一生!

 

掌握时间绝不是一个一直软弱的人能够做到的事

——R·亚历山大·麦肯齐

 

案例一:胡适的一次演讲

1930年,胡适先生在一次毕业典礼上,发表了一篇演讲,内容如下:

诸位毕业同学:你们现在要离开母校了,我没有什么礼物送给你们,只好送你们一句话:珍惜时间,不要抛弃学问。

以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭,不得已而做的。从今以后,你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候,努力做一种专门学问。少年是一去不复返的,等到精力衰竭的时候,要做学问也来不及了。

有人说:出去做事之后,生活问题急需解决,哪有功夫去读书?

我认为时间不是问题。达尔文一生多病,不能多做事,每天只能做1个小时的工作。你们看他的成绩!每天花1个小时看10页有用的书,每年可看3600多页书;30年读11万页书。

诸位,11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1个小时的功夫;四圈麻将也得费你1个半小时的光阴。看小报呢?还是打麻将呢?还是努力做一个学者呢?全靠你们自己选择!

点评:

充分利用时间,就是一笔不可估量的财富。时间可以创造一切,也可以浪费一切。

 

案例二:如何花费这笔钱?

如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.6万元。你在这一天可以随心所欲,想用多少就用多少,用途也没有任何的规定。条件只有一个:用剩的钱不能存入银行,不能留到第二天再用,不能赠送与他人,也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好,分文不花也好,第二天你又有且只有8.6万元。请问:你如何用这笔钱? 

8.6万元能用来做什么,买衣服?买手机?买电脑?买首饰?很多人会精打细算,买自己喜欢的很多东西,如果8.6万不是钱而是时间,你会不会在意呢?

点评:

很多人做梦都想天上能够掉钱下来,殊不知时间银行每天都在给你的帐号拨款。日复一日,年复一年,你有没有透支呢?你是不是真正“什么都缺,就不缺钱呢?”。

案例三:你遗失了什么?

有一对兄弟,他们的家住在80层楼上。有一天他们外出旅行回家,发现大楼停电了!哥哥对弟弟说,我们就爬楼梯上去!于是,他们背着两大包行李开始爬楼梯。爬到20楼的时候他们开始累了,哥哥说“包包太重了,不如这样吧,我们把包包放在这里,等来电后坐电梯来拿。”于是,他们把行李放在了20楼,轻松多了,继续向上爬。

到了40楼,两人实在累了。想到还只爬了一半,两人开始互相埋怨,指责对方不注意大楼的停电公告,才会落得如此下场。他们边吵边爬,就这样一路爬到了60楼。到了60楼,他们累得连吵架的力气也没有了。弟弟对哥哥说,我们不要吵了,爬完它吧。于是他们默默地继续爬楼,终于80楼到了!兴奋地来到家门口兄弟俩才发现他们的钥匙留在了20楼的包包里了……

点评:

这个故事其实就是反映了我们的人生:20岁之前,我们活在家人、老师的期望之下,背负着很多的压力、包袱,自己也不够成熟、能力不足,因此步履难免不稳。20岁之后,离开了众人的压力,卸下了包袱,开始全力以赴地追求自己的梦想,就这样愉快地过了20年。可是到了40岁,发现青春已逝,不免产生许多的遗憾和追悔,于是开始遗憾这个、惋惜那个、抱怨这个、嫉恨那个……就这样在抱怨中度过了20年。到了60岁,发现人生已所剩不多,于是告诉自己不要再抱怨了,就珍惜剩下的日子吧!然后默默地走完了自己的余年。到了生命的尽头,才想起自己好像有什么事情没有完成……原来,我们所有的梦想都留在了20岁的青春岁月,还没有来得及完成…… 

 

时间的特性

供给毫无弹性:时间的供给量是固定不变的,在任何情况下不会增加、也不会减少,每天都是24小时,所以我们无法开源。

无法蓄积:时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意,我们都必须消费时间,所以我们无法节流。 

无法取代:任何一项活动都有赖于时间的堆砌,这就是说,时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此,时间是无法取代的。

无法失而复得:时间无法像失物一样失而复得。它一旦丧失,则会永远丧失。花费了金钱,尚可赚回,但倘若挥霍了时间,任何人都无力挽回。

9.1.2 时间浪费者的表现

时间如此关键,由不得人们随意浪费。如果你想成功,你一定要明白时间的价值,好好管理时间,让它发挥最大的功用。

先让我们看看一个72岁老人一生的时间分配:

 

9-1  时间分配表

事情

花费时间

事情

花费时间

睡觉

21

交通旅行

4

工作

14

开会

3

学习

6

排队等待

2

个人卫生

6

打电话

2

吃饭

6

找东西

1

娱乐

4

其他

3

 

看了上面的这一组数据,你有何感受?

 

小测试

下面用最简单的办法测试你是否浪费时间,你只需回答“是”或“否”。

(1)      你是否作息没有规律?

(2)      你是否经常感觉很无聊?

(3)      你时常在学习时被打断吗?

(4)      你经常很长时间不看书吗?

(5)      你是否经常上网到深夜吗?

(6)      你每天是否有具体学习工作安排?

(7)      你是否每天总结归纳当天所做的事情?

(8)      你感到很少花时间去做你想做的事吗?

(9)      你是否学习没有短期、中期和长期计划?

(10)  当你休假了一段时间,你是否没什么感觉?

(11)  你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗?

(12)  在近一个月里,你是否缺席了一些重要的课程?

(13)  如果你没有完成你所希望做的任务,你有没有紧迫感?

(14)  即使没有出现严重问题,你也经常感到学习有很多压力?

(15)  你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来?

(16)  你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与个人长期目标一致的大事?

 

结果分析:

(1)      12 - 16个“是”:     要命,你再这样浪费时间的话,你一定后悔终生

(2)       8 - 12个“是”:       当心,你需要重新审视你的时间安排

(3)       4 -  8个“是”:       可以,方向正确,但需要提升冲劲

(4)       0 -  4个“是”:       恭喜,坚持并保持你的方法

案例四:张小姐的一天工作安排

小姐是一家公司的行政秘书,为人勤奋、关心下属、听从上司,但是每天工作之后她却感到自己这一天无所事事,自己的许多理想、宏图大志等都只有在梦中实现,心中常常产生懊恼之情,没有时间多读书、没有时间尝试新的事,一天到晚忙的不是地方。让我来看看她一天的活动:

8:30 经理打电话让张小姐去商谈下周公司承办行业会议事宜,中间总经理接听电话、有客人来访等使他们的谈话一直延续到了10:00

10:00 准备布置保洁员工作,又有电话打来询问有关订购鲜花的问题、给予解释到10:20

10:20 准备起草会议通知,中间不断有其他同事进来聊天,张小姐的思路和时间被分割和耽误,会议通知一直写到11:30

11:30 阅读文件、各类报告、建议书等,到1200,还有一部分没有过目。

中午匆匆吃过饭,看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天,猛然想起总经理交待的会议安排还没有写好,明天就要上交的,于是赶紧冲进办公室!

14:00与公司采购人员商谈购买会议纪念品的事宜,但终究不放心,张小姐还是和采购员一同到商场去选购。此项工作又占去时间2个半小时。

16:30 刚要写自己明天要提交给总经理的会议报告,但又有一名同事进来借一份文件,同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。一直持续到将近17:00

同事走后,张小姐一看马上就要到下班时间了,已经没有时间来完成报告,只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回家,看样子晚上又得加班到午夜了。

点评:

仔细分析一下,张小姐的时间为什么不够用,她真的没有足够的时间吗?是她在不自觉地把时间浪费掉了呢,还是一些她不能够控制的因素挤占了她宝贵的时间呢?她把时间究竟浪费在哪里了呢?

浪费时间的几大典型做法

(1)      电话干扰:一般人在接电话后习惯聊天一阵子,这样很浪费时间

(2)      不速之客:临时有人拜访,一闲聊就花掉数十分钟

(3)      拖延的习惯,漠视自己的行动计划,变得越拖越长

(4)      缺乏目标计划与优先等级

(5)      由于记忆欠佳,经常需要重新阅读同一材料

(6)      对每天规定的目标只能完成不到一半,却不知为何

(7)      每天的大量时间用于对小事杂事大惊小怪上

(8)      当需要时,无法找到重要的资料;由于随手乱放,不得不耗费时间四处寻找

(9)      做了不少根本不需要做的事

(10) 做了能够由别人,并且应该由别人做的事

(11) 做了不少耗时过长的事,比如上网、玩游戏、看小说

(12) 生活作息没有规律

(13) 学习时,难以抗拒别人的盛情邀请

 

 

通常你自己就是时间的杀手,不要再做浪费时间的事情吧!

 

9.1.3 什么是时间管理

每一个人都同样地享受每年的365天、每一天的24小时、一定期限的寿命和一样的体力和精力。每一个人都必须要学习或工作8个小时左右、睡眠7个小时左右、个人家务及休闲或社会交往等再占去剩余的一部分时间。为什么有的人在有限的时间里既完成了学习、事业之大成又能充分享受到亲情和友情,还能使自己的业余生活多姿多彩,他们有三头六臂吗?他们会分身术吗?时间老人过多地偏爱他们吗?——唯有有效的进行时间管理!

若时间管理好,才能够达到自我理想,建立自我形象,进一步提升自我价值。每个人应把自己当成一个时间管理的门外汉,而努力不断地学习。若能每天节省2小时,一周就至少能节省10多个小时,一年节省500小时,则生产力就能提高25%以上。每一个人皆拥有一天24小时,而成功的人单位时间之生产力则明显的较一般人高。

 

1、时间管理的必要性

(1)      与时俱进的必然要求

《第三次浪潮》的作者托夫勒把信息时代的时间观念概括为多样化和非群体化。他认为“新的时间支配方式将影响我们家庭日常生活的节奏,影响我们的艺术,影响我们的生态。因为一旦涉及到时间问题,也就涉及到了整个人类的生活。”

(2)      提高效率的必要保障

鲁迅先生说,“哪里有什么天才,我是把别人喝咖啡的时间都用在读书上。”

(3)      提升生活品质的重要前提

孔子站在河边感叹时间消失之快如同流水:“逝者如斯夫,不舍昼夜”;毛泽东呼吁:“一万年太久,只争朝夕。”

 

2时间管理的技巧

(1)      应有一张思考的床,不要穷忙、瞎忙、无心的忙

(2)      对不可控制的时间先行控制,并订定处理原则

(3)      养成事先规划时间的习惯,依事情的轻重缓急优先顺序妥善安排

(4)      定期研讨工作内容与时间安排,如何改进并提升效率

(5)      心无旁骛地在一段时间内解决一件事情

(6)      有效运用每天的黄金时间

 

请你列出:假如没有明天,我最想做的三件事:

(1) 我要:                                                                     

 

                                                                              

 

                                                                              

 

(2) 我要:                                                                     

 

                                                                              

 

                                                                              

 

 

(3) 我要:                                                                     

 

                                                                              

 

                                                                             

 

我们真的花了时间去做这些对我们一生都很重要的事情了吗?

 

自问:

(1)      我是否难以按时上课或赴约?

(2)      我是否难以说清一天里干了些什么?

(3)      我是否碰到了一个无法再拖延的问题?

(4)      我是否做了实际上不需要做的事?

(5)      我是否往往对某些任务要花费更多的时间?

(6)      我是否经常会忘记接下去准备做的事?

 

 

 

 

 

很多人平常都在抱怨的所谓时间不够用的问题。其实没有所谓“时间太多”或“时间不够”的情形存在。一天就是二十四小时,不多也不少。不管你是谁,都是一样的。所谓时间极少,只是表示在这段时间里要做的事情太多,以致这段时间不允许而已。时间并不允许任何人去做每一件他的良知或幻觉告诉他们值得去做的事情。“能够做”和“本来可以做”基本上并没有多大的差别存在。

 

9.1.4 时间管理的误区

所谓时间管理的误区,是指导致时间浪费的各种因素。

大学生毕业后将要步上职业化的道路,成为一个强调实效性的职业人士,请切记,不要走入时间管理的误区。

误区之一:工作缺乏计划

尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处,但有些人从来不做或是不重视做计划,原因不外乎如下几条:

Ø         因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考;

Ø         不做计划也能获得实效;

Ø         不了解做计划的好处;

Ø         计划与事实之间极难趋于一致,故对计划丧失信心;

Ø         不知如何做计划。

误区之二:组织工作不当

组织工作不当的主要体现在以下几个方面:

Ø         职责权限不清,工作内容重复

Ø         “事必躬亲,亲力而为”

Ø         沟通不良

Ø         工作时断时续

误区之三:时间控制不够

在时间管理上最大的恶习就是拖延时间,以致到头来一事无成。

 

小测试

1)为了避免对棘手的难题采取行动,我于是寻找理由和借口。

A非常同意     B同意     C不同意     D极不同意

2)路漫漫其修长兮,吾将慢慢学习之。

A非常同意     B同意     C不同意     D极不同意

3)我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事情或困难的事情。

A非常同意     B同意     C不同意     D极不同意

4)我遭遇了太多足以妨碍学习或完成任务的干扰与危机。

A非常同意     B同意     C不同意     D极不同意

5)当被迫要求做一件我不想做的事情时,我避免直截了当的答复。

A非常同意     B同意     C不同意     D极不同意

6)今天的学习工作计划没有完成不要紧,明天还可以继续。

A非常同意     B同意     C不同意     D极不同意

7)我一般等到交作业的前几天写作业。

A非常同意     B同意     C不同意     D极不同意

8)我经常将学习安排在夜晚,或者周末。

A非常同意     B同意     C不同意     D极不同意

9)我在过分疲劳(或过分紧张、或过分泄气、或太受压抑)时,无法处理所面对的困难任务。

A非常同意     B同意     C不同意     D极不同意

10)在做一件事情之前,我喜欢整理我的资料和小东西。

A非常同意     B同意     C不同意     D极不同意

评分标准:

每一个“非常同意”评4分,“同意”评3分,“不同意”评2分,“极不同意”评1分。

结果分析:

总分小于20分,表示你不是拖延者,你也许偶尔有拖延的习惯。

总分在2130分之间,表示你有拖延的毛病,但不太严重。

总分多于30分,表示你或许已患上严重的拖延毛病。

误区之四:学会适时说“不”

时间管理当中最有用的词是“不”。自己不能胜任委托的工作,不仅浪费自己的时间,而耽误了别人的时间。

量力而行说“不”,对己对人都是一种负责。接受别人的委托,不要给予答复,要实事求是地分析一下自己能不能按期如质地完成工作。如果不能,要敢于说“不”。但是不能作为推脱责任的借口。

误区之五:进取意识不强

我们经常说到:“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意,最根本的原因就是他个人缺乏进取意识,缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面:

Ø         工作中闲聊

Ø         个人的消极态度

Ø         唏嘘不已,做白日梦

Ø         做事拖拉,找借口不干工作

 

昨天是一张已被注销的支票,

明天是一张尚未到期的本票,

今天则是随时可运用的现金。请善用它!

 

9.2 时间管理的原则

9.2.1 80/20原则:

80/20原则是由意大利经济学家巴莱多发现的,因此,也叫巴莱多定律。

80%的时间、精力和资金做20%的最有价值的事情。

80%的时间、精力和资金学习20%的最有用的知识和技能

80%的时间、精力和资金建立和不断维护20%的最优质的人际关系

80%的时间和精力照顾好能给你带来80%的销售额的20%的优质客户;

80%的时间和精力学习能给你产生80%的效果的20%的知识和技能;

……

80%最佳效果的工作来自20%的时间,20%较为次要的工作花去80%的时间,去寻找用20%的努力就可得到80%的效果的领域。

案例五 :穆尔

穆尔于1939年大学毕业后,在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元,但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后,他立即拿出客户资料以及销售图表,以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现,80%的业绩都来自于20%的客户中,同时,不管客户的购买量大小,他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是,穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司,然后全力服务其余20%的客户。 

结果如何?第一年,他就实现了月薪1000美元的目标,第二年便轻易地超越了这个目标,而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司(Kelly-Moore Paint Company)的董事长。

案例六:电冰箱

传统式的电冰箱冷冻库是位于上端,冷藏库则位于下端。当你使用冷冻库时,则往往非下蹲不可。不幸的是我们使用冷冻库的机率高达80%,使用冷冻库的机率只有20%,致使我们许多家庭妇女在使用电冰箱时往往因蹲下次数过多而感腰酸背疼。基于此,某家电器公司在电冰箱的设计上做了修改,将冷藏库与冷冻库的位置做了对调,这种新型的电冰箱大大地减少了下蹲的次数。不难发现,这种设计就是利用了80/20原理。

点评:

这两个案例充分体现了80/20原则,总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明:

80%的销售额是源自20%的顾客;

80%的电话是来自20%的朋友;

80%的总产量来自20%的产品;

80%的财富集中在20%的人手中;

80%的票房是由20%的影片创造的;

…… 

我们要集中精力解决少数重要问题,而不是解决所有问题。

80/20原则对我们的一个重要启示便是:要善于集中时间,把时间用在刀刃上,千万不要把时间平均分配在每一件事情上,而应该把自己有限的时间集中用来处理最重要的事情。

所以,你首先要确定什么事情对自己最重要,很多人难以做到这一点。同时,避免将时间花在琐碎的多数事情上,因为就算你花了80%的时间,你也只能取得20%的成效。所以,你应该将时间花在重要的少数问题上,因为掌握了这些重要的少数问题,你只需花20%的时间,即可取得80%的成效。 

9.2.2  SMART原则

1)具体的

有人说:“我将来要做一个伟大的人”,“我将来要成为一个成功人士”,“我将来要赚很多很多的钱”……这些都是不具体的目标。目标一定要是具体的,比如你想把英文学好,那么你就订一个目标:每天一定要背十个单词、一篇文章,等等;比如你想今年考研究生,那么你就订一个目标:何时参加英语、政治辅导班,一周做一套模拟试卷,等等。

 有人曾经做过一个试验,他把人分成两组,让他们去跳高。两组人的个子差不多,先是一起跳过了1。他对第一组说:“你们能够跳过1.2。”他对第二组说:“你们能够跳得更高。”经过练习后,让他们分别去跳,由于第一组有具体的目标,结果第一组每个人都跳过1.2,而第二组的人因为没有具体目标,所以他们中大多数人只跳过了1,少数人跳过了1.2。这就是有和没有具体目标的差别所在。 

2)可衡量的

任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准,你的目标愈明确,就能提供给你愈多的指引。比如你找工作,先要在心里有个底:哪一行?具体岗位?省内还是省外?基本薪资?其它待遇?工作条件呢?发展前景?有了这些明确的标准,你才有可能顺利地找到你梦寐以求的好工作。 

3)可达到的

如果定得太低,没有挑战性,不能激发潜能,就没有任何意义;如果定得太高,往往会中途流产。有句话说得好,“目标只要踮点脚尖就能够得着,就是合理的;如果不用踮脚尖就能够到,那就没有挑战性;跳起来都够不到,那就不是目标。”不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦。

多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒,给每个人几个绳圈套到木棒上,离木棒的距离可以自己选择。

 站得太近的人很容易就把绳圈套在木棒上,而且很快地就泄气了;有的人站得太远,老是套不进去,于是很快就泄气了;但有少数人站的距离恰到好处,不但使游戏具有挑战性,而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机,他们通常不断地设定具有挑战性但做得到的目标。

4)相关的

目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性,比如一个大学生,整天考虑的不是怎样才能好好学习,却一心作着“超女”梦,又不肯努力奋斗,在一天一天消耗中丧失学习能力,不思进取,不努力提高自身水平,最终将会被社会遗弃。

5有明确的时间限制

任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定,比如你说:“我一定要拿到律师资格证书”;还有人说:“我一定要拿到思科网络认证”。目标应该很明确了,只是不知是在一年两年内完成,还是十年后才完成?

 

9.2.3 优先原则

案例七:装东西

有一个非常大的桶具,桶旁边放了一些大石块、小石块、水和沙子,怎么做能最大限度的把这些东西都放进桶里?

正确的顺序是先放大石块再放小石块,再放沙子,最后放水,如果按照相反的顺序,先把水倒进去,再放沙子,再放小石块,最后放大石块,这个桶就装不下这么多的东西。

点评:

其实,人的精力就像这个桶的容量一样是有限的。大石块就相当于那些非常重要的事情,那些小石块、沙子和水其实就相当于琐碎的小事。如果先去处理那些琐碎的小事,到最后大的事情反而会被忽略到一边。所以要按照事情的重要程度来确定优先顺序,这样能够节省你的精力和时间,重点专注于你要做的事情。

 

小测试

请在内用数字填写你的优先顺序:

     喜欢做的事情

     熟悉的事情

     容易做的事情

     花费时间少的事情

     已经排定时间的事情

     资料齐全的事情

     经过筹划的事情

     上级临时交代的事情

     别人的事情

     有趣的事情

     紧急的事情

 

根据事情的重要和紧急程度的不同,将事情划分成为四种类型:

 

9-2  事情分类

紧急

不紧急

重要

Ø       危机

Ø       急迫的问题

Ø       有限期的任务,会议,准备事项

Ø       考试

 

Ø         平时的学习

Ø         准备及预防工作

Ø         计划

Ø         关系的建立

不重要

Ø       干扰,一些电话

Ø       一些会议

Ø       一些紧急事件

Ø       凑热闹的活动

 

Ø         细琐的工作

Ø         浪费时间的闲聊

Ø         不关紧要的信件

Ø         看太多的电视

 

9-2  事情的分类

 

Ø         重要而紧急事情,诸如完成马上要交付的工作、临考前的学习、住院开刀等等。这是考验我们的经验和判断力的时刻,也是可以用心耕耘的田园。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。

Ø         不重要而紧急事情,表面看似重要而紧急事情,因为迫切会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、朋友邀玩都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是重要而紧急事情,其实不过是在满足别人的期望与标准。

Ø         重要而不紧急事情,主要是与生活品质有关,包括平时的学习、工作等。荒废这个领域将使重要而紧急事情日益增多,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,减少重要而紧急事情。要做好事先的规划、准备与预防措施,防患于未然,很多急事将无从产生。这个领域的事情暂时不会对我们造成压力和迫切感,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。

Ø         不重要而不紧急事情,简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这上面。但有时候却需要劳逸结合。这类事务倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天、上网玩游戏等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。

 

这四种类型的事情有一个规律:如果不把时间投资在重要而不紧急的事情上,就一定会吃苦头,这类事情会使工作不能正常进行。

现在你不妨回顾一下上周的生活与学习,你在哪类事务上花的时间最多?

 

时间管理五要诀

时间是最稀缺的资源,如果时间管理不好,其它事务一定也管不好

——彼得·杜拉克

Ø         每半小时登记时间,以便记录及分析自己运用时间的现况

Ø         腾出一段时间不受干扰,以便完成重要任务

Ø         建立自己学习生活的优先顺序

Ø         优先从重要的事情开始做

Ø         学习有效的授权

 

9.3 时间管理的方法

9.3.1 生命倒计时法

 

 

人一般都是 60 岁退休,请计算出您剩下可以工作的时间:

 

我的生命已经用去               

我还剩下可工作的天数:           

 

签名:                                  

请写出你签写前面表格的直接感受:

 

                                                                             

 

                                                                             

 

                                                                               

 

                                                                              

 

9.3. 2 “今年是你生命中的最后一年”法

 

如果今年是你生命中的最后一年,你将如何去度过?

 

                                                                               

 

                                                                              

 

                                                                              

 

                                                                              

 

                                                                              



9.3.3 时间价值分析法

9-3  时间价值表

年收入

(万元)

年工作时间

(天)

日工作时间

(小时)

每天价值

(元)

每小时价值

(元)

每分钟价值

(元)

2

254

8

78.74

9.84

0.16

4

254

8

157.48

19.68

0.33

6

254

8

236.22

29.52

0.48

8

254

8

314.96

39.36

0.66

10

254

8

393.70

49.20

0.80

9.3.4 艾维·利时间管理法

 

写下你明天要做的 6 件最重要的事:

                                                              

1                                                                          

 

                                                                                                                                                                     

 

2                                                                          

 

                                                                                                                                                          

 

3                                                                          

 

                                                                              



4                                                                          

 

                                                                               

 

5                                                                          

 

                                                                                

 

6                                                                           

 

                                                                                

 

一日之计在于昨晚!在头一天晚上计划好明天要做的事情:

Ø         用数字标明每件事的重要性次序;

Ø         明天早上第一件事是做第一项,直至完成或达到要求;

Ø         然后再开始完成第二项、第三项……

Ø         每天都要这样做,养成习惯。

 


9.3.5 生理节奏法

9-1   各时段工作状态表

每个人的工作状态表都不完全一样,注意研究你精力最充沛、脑子最清楚的时段,在此时段做最有价值的事;注意研究你注意力集中的时间有多长,在此时间内解决问题;该休息的时候一定要休息,在你感到疲倦之前就休息,你每天清醒的时间,就多增加了1小时。

在下列时间段里,你的精力如何?请在表9-4的相应空格处打“

 

9-4 时间段精力图

时间段

精力充沛

精力一般

精力下降

很想睡觉

6:00-8:00

 

 

 

 

8:00—10:00

 

 

 

 

10:00—12:00

 

 

 

 

12:00—13:00

 

 

 

 

13:00-14:00

 

 

 

 

14:00—16:00

 

 

 

 

16:00—18:00

 

 

 

 

18:00—20:00

 

 

 

 

20:00-22:00

 

 

 

 

22:00—24:00

 

 

 

 

 

9.3.6 杜拉克时间管理法

现代管理之父杜拉克认为:有效的管理者不是从他们的任务开始,而是从他们时间开始。

Ø     记录时间(分析时间浪费在什么地方);

Ø     管理时间(减少用于非生产性需求的时间);

Ø     集中时间(在整段时间内的工作效率这大于在分散时段的工作效率之和。)

 

9.3.7 柯维时间管理法

有效个人管理的六个标准

Ø     一致:使命与价值观、角色与目标、重点与计划、欲望与自制等应和谐一致;

Ø     平衡:人应在事业、财富、生活、奉献等方面平行发展;

Ø     有重心:以一周为单位订计划,每天应各有不同的优先目标,但要相互呼应;最有价值的事先做;

Ø     重人性:个人管理的目的在人而不在事;

Ø     有弹性:可因个人作用和需求的变化而调整;

Ø     携带方便:管理工具应便于携带,随时记录与调整。

 

9.3.8 日程表时间管理法

9-5 时间日程表

工作

起止时间

使用时间

优先顺序

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9-6 时间清单

紧急性及

重要性

主要活动

使用的时间

占总时间的

百分比

1

 

 

 

2

 

 

 

3

 

 

 

4

 

 

 

 
 

9.3.9 今日三件事法

9-2  今日三件事

 

9.4 具体应用

9.4.1 时间管理三部曲

1、改变时间观念

随着时代的发展,人类对时间的认识逐渐深入。我们的时间观念也需要与时俱进。

一是时间的生命性。以前人们对时间的认识一直停留在钟表的刻度上。根据这种想法,时间是单调而且固定、机械性的东西。事实上,时间不单只是点或线,它是有厚度、宽度、甚至有密度的。而左右此厚度、宽度和密度的,就是人生的是否充实。钟表时间是没有生命的,但是充分利用的时间则是有生命的。如果你的人生是充实的,你的时间也就充满深度和密度。

二是时间的所有性。其实时间也有归属和所有权的问题。一个成功的人,善用他的时间,是最大成功因素之一。时代发展到今天,觉得时间不够用,往往是普遍的现象,既然谁也无法获得比别人更多的时间,那么,唯一的办法是如何计划充分利用你的时间。这就要求确保“自有时间”。但是,保有自有时间并不是简单的事,创造自有时间才是最关键之所在。

2、掌握正确的方法

管理大师彼得·杜拉克说,做对事情(效果)比把事情做好更重要(效率)。

1)制定计划。制定计划是时间管理过程的起始环节。

会不会利用时间,关键在于会不会制定完善的、合理的计划:某年某月某日要做什么事;哪些事先做,哪些事后做;哪个时间内以哪些事为重点;安排哪些时间内做什么事;目标何时达到……等等。

有计划地利用工作时间,主要是合理地安排最主要的和最关键的问题。一旦考虑出完整的计划,执行起来就很顺利。表面看来,作计划和考虑问题可能占用了一些时间,但实际上,从总耗用时间量来计算,却节省了许多时间,充分利用了每个单位的时间。

2)积极行动。再好的计划如果不行动也是白纸一张。

行动是保证计划实施的必要手段,是时间管理过程中必不可少的重要环节,是执行计划、实现目标、完成任务、取得成绩的基本保证。所有的计划必须化为行动,因为只有行动才有力量,才能达到你的目标,正如列宁所说:“一个行动胜过一千打纲领。”

3)适时总结。

通过总结,对上一阶段的工作进行总分析、总评价,做出具有指导性的结论,使自己加深对时间管理活动的认识,从中探索管理规律,更好地掌握时间管理,提高对时间管理工作的自觉性、预见性,防止克服盲目性、主观随意性。

上述三个环节,是一个前后衔接, 相互作用的有机整体。它们既相互区别,又相互联系,不能机械地加以分割。这三个环节的循环运转,不是一种简单的圆周运动,不是单纯的周而复始,而应该是螺旋式的上升,阶梯式的登攀。每一次循环都应扬长避短。针对存在的问题,接受经验教训,认真研究改进,如此循环往复,不断前进,不断提高。

3、养成良好的时间管理习惯

习惯的养成,是一个长期的艰苦的过程。时间观念的转变就如一粒种子,习惯就是对这一粒种子的精心培育,而养成好习惯是植物的开花和结果。良好的习惯是打开成功的钥匙,坏习惯是走向失败的开始。美国哈佛大学前校长埃里奥特的名言:“成功的习惯其本身就是成功的大原动力”。“习惯成自然”,这是中国的一句俗话,它道出了人们行为形成的一条重要渠道。

 

9.4.2 明智的拒绝

不要买虽然便宜但你并不需要的东西,因为它对你而言是非常昂贵的。

——托马斯·杰弗逊

 

对于我们每一个人来说,所面临的请托可能来自上司、同事、老师、同学、网友或是校外的朋友。在很多请托中,有一类是责任所系而责无旁贷的;另一类虽然也是责任所系,但请托本身却是不合时宜或是不合情理的;尚有一类请托则属无义务履行的请托。经常引起我们困扰的是后两类请托。 

倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应,则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦办不妥委托的事项,则将丧失请托者的尊敬。

案例八:来者不拒

小柯今年刚刚大学毕业,他经过过五关,斩六将,终于进入了一家国际知名大公司工作,他非常珍惜这次机会。工作十分卖力,并且为了赚取一个好的人缘,他对上司、同事的要求均来者不拒。可是因为自己本身就很稚嫩,工作经验也十分缺乏,常常好心办了坏事,还差点酿成几次工作上的严重失误。一年后,老板遗憾的请他走人。

点评:

不会说“不”,特别容易发生在刚进公司的大学毕业生身上。为了表现自己,往往把来自于各方的请托都一一不假思索地接受下来,这不是一种明智之举。量力而行地说“不”,才是对人对己的负责态度。 

 

案例九:鲸鱼之死

许多年前,曾经有过300条鲸鱼突然死亡的报道。生物学家追查这一奇异现象的成因时发现,原来这些鲸鱼是在追逐沙丁鱼时,不知不觉被困在了一个很浅的海湾里。小小的沙丁鱼把一群海上霸主引向了死亡。

点评:

鲸鱼为了微不足道的目标而空耗了巨大的能量,甚至付出了生命的代价。这难道不足以给我们一些启示吗?如果不懂得放弃、拒绝不需要做的事情,什么都想管,什么都想做好,结果只能是因小失大,耽误最重要的事情。拒绝的时候,我们应该清楚自己想要做什么,不想要做什么,怎么做对我们自己才是最好的?我们还必须考虑,如果我们答应了请托,是否会影响既有的工作进度,由此而造成的拖延是否会影响到其他人,是否真的可以达到请托人的目标?

 

接受请托的“成本-效益分析”

不能胜任的请托只能造成“双输”。所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己:

Ø         这种请托是属于我的职责范围内吗?

Ø         对实现我的目标有帮助吗?

Ø         如果接受它,将付出什么代价?

Ø         如果不接受他,则需承担什么后果?

Ø         如果帮助他,对我们的关系是不是有一个很大的改善?

Ø         如果不帮他,是不是从此以后,我们就会形同陌路?

有人说,拒绝同事、同学、朋友还可以考虑考虑,但是上司要我做一些事情,我能拒绝吗?上司会不会暴怒?会因此被炒了鱿鱼吗?

对于许多员工来说,拒绝上司似乎是一件难上加难的事情,但是学会拒绝是为了更好的服从,拒绝是不让额外的要求扰乱自己的工作。只有我们自己最清楚自己的工作情况,我们必须对自己负责,管理自己的时间与工作,不应该让额外的工作使自己陷入忙乱的境地。

考虑成熟之后,我们就必须立即直接或者间接地予以明确的回绝,或者立即明确地答应下来,不要拖延到一两天之后才说出自己的决定。在拒绝的时候应该考虑的问题是:用什么方式拒绝才能够维持更好的关系,才能够建立未来合作的基础?而经验人士告诉我们,这时候,我们首先要说明无法答应的原因,并且恰当地表示自己的歉意,然后帮助上司找到另一个更好的解决方法,想一想有没有可能找到其他人来帮忙。如此一来,我们就会让上司觉得我们不是在拒绝服从,不是在推卸责任,而是真的想帮助他解决问题。

当然,这时候的回答不应该是简单的“Yes!sir”,也不应该是简单的“No!sir”的方式,你可以选择这种做法:

1、   给上司一些暗示

在适当的时候表明目前的事务已经排满,相信上司不会让自己的事弄得很糟糕,他会去考虑其他的途径。但是,如果不说出来,老板就会以为我们有时间做这么多的事情,而我们的拒绝只能让他认为是不服从。况且,他可能早就不记得以前交待我们的工作。

2、   帮助上司分清工作的轻重缓急

我们不是不做,但凡事有先有后。我们可以事先衡量哪些工作可以为公司带来最大的效益,必须优先处理,然后列出手中有哪些工作正在进行,需要哪些支持才能在期限以内完成。我们可以告诉上司我们在未来几天或几星期之内必须先行完成的事务,或是直接说明自己在未来几天里需要优先完成的工作。

 

总之,学会拒绝的重要性在于:第一:“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当,你不妨对请托者提出适时的建议。第二,拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐,是不合理的、不明智的。

 

9.4.3 不要拖延

拖延,只能让他人领先。决不拖延,享受工作,享受人生!

 

有人说,在工作中,拖延时间是一种恶劣的行为,然而却很少有人能够说他自己在工作中从不拖延时间,很少有人承认正是这种拖延的行为使自己渐渐对工作产生了惰性。而对于另一些人来说,某件工作能做就立刻去做,不能做就立刻说出自己不能做,拖延根本上就与他们无关。

案例十:射门

  有研究人员把水平相似的足球队员分为三个小组,告诉第一个小组停止练习射门一个月,第二个小组在一个月之内做到每天下午在足球场上练习射门一个小时,第三个小组在一个月中每天在自己的想象中练习一个小时射门。结果,第一组射门的成功率由39%降到了37%;第二组射门的成功率由39%上升到了41%;第三组射门的成功率由39%提高到了42.5%。

点评:

这是一个让不少人意外的结论!在想象中练习射门技术,怎么能够比在足球场中练习射门技术要提高得快呢?很简单,因为在我们的想象中,我们踢出的球都进入了球门!成功者就是这样,他们不断地创造或者模拟着他们想要获得的经历,模拟着成功,仿佛他们就是一个成功者。结果,他们就成为了成功者。

克服拖延,当然也可以使用这种方法。不间断的想象练习,完全可以使我们拖延的习惯渐渐隐退、消失,使我们成为高效率的成功者。

如果不让拖延成为恶习,我们还应该记住:

  (1 职场事务纷杂,往往容易使人瞻前顾后,求稳怕变,惟恐失去已经取得的成就,拖延逐渐成习,往昔的“挑战者”就会不思进取,事业无为。

  (2 业绩平平,关键在于不爱动脑,不进行积极的思维活动。人的神经系统不能保持一定的紧张度,就会像久置不用的机器一样渐渐锈蚀,思维就会变得迟钝,应激能力就会变差。

 

9.4.4 拒绝打扰

日本专业的统计数据指出“人们一般8分钟会受到一次打扰,每小时约7次,或者说每天50-60次”。如果每次打扰是5分钟,总共每天大约4小时;其中80%的打扰是毫无意义或者没有很多价值的,同时人被打扰后重拾思路平均需要3分钟,可以算出,每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时,约占68.7%的工作时间(按每天8小时工作制计算)。

要固定的留有一定的不被打扰的时间用来学习、思考、工作。

9.4.5 提高时间利用率

提高时间的利用率可以用时间的加、减、乘、除四则运算。所谓加法就是找出在时间管理中隐藏的时间;减法就是减少无谓的时间浪费;乘法可以成倍提高工作效率,而不是延长工作的时间;除法是根除浪费时间的习惯。

1、加法

时间上的加法就是找出隐藏的时间,可以通过下面几种方式:

Ø         擅于利用等候和空档时间

在工作和生活中,有哪些时间是等候和空档时间?你是如何利用的?

 

____________________________________________________________________

 

____________________________________________________________________

 

____________________________________________________________________

 

____________________________________________________________________

 

____________________________________________________________________

 比较保守的估计,如果每天有十分钟的时间花在上下班的路上,一个月就是300多分钟,也就是五个小时的时间。你可以利用上下班在路上这十分钟的时间,构思一下一天工作的细节,规划每日计划表应该做哪些事情,这样,一上班就可以立刻投入工作。还可以利用上下班路上的时间,用录音机来学英语,背单词。一个月下来也会学到不少东西。

同时,你不必害怕同时做两三件事情。譬如:同时为几次会晤做准备工作;在理发的时侯思考问题;坐车的时候认真看户外广告,以此来激发自己的策划灵感;在旅途中打电话或发送短消息;锻炼身体、做体操的时候看新闻以增长见闻。

Ø         创造时间区

一家集团公司的老板,每天七点上班,比正常的员工还要早到一个小时,为什么呢?他是这样回答的:因为我已经50多岁了,早到一个小时,我很容易地找到一个离公司近一点的停车位;利用早到一个小时处理信件、邮件和文件,效率非常高。

你也可以比大家早到一个小时,或者晚走一个小时,在这一个小时里没有人打扰,可以静下心来仔细考虑一些事情,这就是创造时间区。

Ø         逆势操作

逆势操作就是别人干这件事的时候你偏不去干,等没人干的时候你再去干,这个方法确实非常好。比如午餐时间,你准点去的话,会发现餐厅里挤满了人,而晚去二十分钟会发现人非常少,这样立即减少了排队等候的时间。同时晚去二十分钟并不比大家晚回来。

Ø         背包原则

有个笑话说,两个人去搬砖,其中一个人说对方:“你多懒呀,你一次就搬一块砖。”对方说道:“我觉得你才懒,你一次搬四块砖,比我少走三趟!”这就是背包原则,其实如果利用背包原则的话,可以节省不少时间。

Ø         注意平时积累素材。不要每次都从头开始,等到用的时候将积累的素材拿出来就可以。

Ø         地理上的批量处理。去办公室或收发室,取邮件和送邮件同时进行,这样就不用跑来跑去,节约了不少时间。

Ø         时间上的批量处理。比如说邮件收发,既可以定时收发,也可以随时收发。但定时收发可以集中时间处理,比较从容,可以节约不少时间。

 

2、减法

减法就是要减少时间的浪费。你的时间很可能都是在犹犹豫豫、反复思考的过程中白白浪费的。

有个心理学家提出“五分钟思考法”的原则,就是遇到小事情,不要犹犹豫豫,不要反复去思考,只要花五分钟就可以解决问题。

这五分钟是这样分配的,第一分钟先来决定目标和课题,究竟要做什么,达到什么目的。第一个两分钟是思考的扩张及探求,要达到这个目标需要准备哪些条件,可不可行。第二个两分钟整理思路,做出结论。

5分钟思考法

Ø         1分钟:决定目标及课题

Ø         2分钟:思考的扩张及探求

Ø         2分钟:整理思绪,做出结论 

 

3、乘法

时间管理中的乘法,就是怎样提高工作效率。对于完成计划所需要的时间,应该有个合理预计,这样才会提高工作效率。在提高工作效率方面,介绍一些小方法:

Ø         物归其所,物归原处。比如:桌上堆放杂物不堪入目,书籍、作业本到处都是。这样会妨碍你的注意力,导致你情绪紧张,压力增大,又增加了许多查找时间。因而要培养物归其所,物归原处的习惯。

9-3 物尽其所,物归原处

 

Ø         建立有效的工作环境。办公桌上物件的摆放次序应该遵循两个原则:一是方便,二是固定。比如:方便——如果你习惯用右手写字,你的电话可以放在左边,这样可以用左手拿起电话。固定——每件东西拿出后要放回原处,这样你就不必再花很多时间去考虑这件东西到底放在哪里,可以减少不必要的时间浪费。

Ø         文件处理。要善用文件夹,建立文件处理原则。要建立一套文件处理系统,哪些是待送出的文件,哪些文件是处理完的。处理完了的文件要归档,电脑中的文件目录和邮件要归类,这样查找起来一目了然,非常方便。

Ø         善于利用零散时间。你不可能完全按自己的意愿来安排时间,不会总是有整段整段刚好满足你要求的时间等着你使用,工作、生活中往往会有很多零散的时间。

有些人觉得几十分钟甚至一两个小时只是很短的时间没什么关系,事实上,短有短的用法。把零散时间用来从事零碎的工作,就能最大限度地提高工作效率。

 

4、除法

除法就是根除浪费时间的习惯。

Ø         对付浪费时间的办法只有一个——当机立断。

Ø         采取逐个击破的方式来进行,就是把大事情划分成小事情,从容易的事情做起。

Ø         调整思维方式。往往觉得事情越难办就越往后拖,不妨反过来想一想,如果先把这个难办的事情做完,以后就不需要想这个事情了。调整了思维方式,你会变得更加主动,很乐意去做这件事情,那么事情就往往不会像你想的那么难了。

Ø         避免过分追求尽善尽美。有的人往往把问题想得非常透彻后才去动手做,那么由于你考虑问题过细,也没有时间去做了;有时可能开始动手做时,灵感随之而来,进展很顺利。应该先想好大框架,然后动手去做,以避免追求尽善尽美。


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